Im folgenden Beispiel sehen Sie die Arbeitsmappe mit dem Namen "Beispiel1.xls" und "Beispiel2.xls". Beispiel1 entspricht dabei der Tabelle, die Sie von Ihrem Kollegen erhalten haben und Beispiel2 der Tabelle, mit der Sie die Ergebnisse der anderen Tabelle weiterverarbeiten möchten. Öffnen Sie beide Tabellen und schreiben Sie in die Zelle (in Beispiel2.xls), die einen Wert der anderen Tabelle (Beispiel1.xls) enthalten soll ein"=". Nun wechseln Sie mit "Fenster" in die andere Arbeitsmappe (Beispiel1.xls) und selektieren die Zelle mit dem gewünschten Wert (hier die Summe in B4). Wenn Sie nun auf die Schaltfläche mit dem grünen Haken in der Bearbeitungsleiste "drücken" erscheint die andere Tabelle wieder und der Wert steht in dieser Tabelle.

Da Sie beide Dateien geöffnet haben, steht im Bearbeitungsfeld, wenn der Übertrag selektiert ist, "[Dateiname.xls]", im Beispiel also "[Beispiel1.xls]". Dahinter steht der Name des Tabellenblattes, ein Ausrufezeichen zum Trennen und dann die Zellenbezeichnung. Das "$" wird automatisch eingesetzt und sorgt dafür, dass immer auf diese spezielle Zelle zugegriffen wird, auch wenn Sie die Zelle, in die der Wert geholt wird, verschieben (absolute Adressierung).

Nun kommt es noch darauf an, richtig zu speichern und die Arbeitsmappen in der richtigen Reihenfolge zu schließen. Wenn Sie nun "Beispiel2.xls" zuerst schließen, müssen beide Tabellen geöffnet werden, damit die Daten in "Beispiel2.xls" richtig sind. Schließen Sie aber "Beispiel1,xls" zuerst, ändert sich der "Link". Nun erscheint statt "[Beispiel1.xls]" auch der Pfad vor den Klammern. Öffnen Sie nun die Arbeitsmappe "Beispiel2.xls" erneut, werden Sie gefragt, ob Sie Daten aktualisieren möchten. Antworten Sie mit ja, so wird das Ergebnis aus der Arbeitsmappe "Beispiel1.xls" in "Beispiel2.xls" übertragen, ohne dass Sie die Mappe öffnen müssen. Schickt Ihr Kollege Ihnen also eine neue Tabelle, tauschen Sie sie einfach aus. Wenn Sie nun "Beispiel2.xls" bearbeiten, stehen dort die Daten aus der neuen Mappe.